PENGERTIAN DAN FUNGSI KETATA USAHAAN SEKOLAH

I.   Pengertian Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah

1.      Pengertian Tata Usaha

a.       Arti sempit:

“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b.      Arti luas

“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

c.       Arti dari sudut asal usul kata

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari  bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare  berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006).

2.      Pengertian ketata usahaan sekolah

 tata usaha sekolah adalah bagian  dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah

(permendiknas 24/2008)

3.    fungsi kepala tata usaha : 

1.     perencana administrasi program  dan anggaran

2.     koordinator administrasi ketatausahaan

3.     pengelola administrasi program

4.     penyusun laporan program dan anggaran

5.     pembina staf

4.       tugas  tata usaha

( tenaga administrasi ) sekolah/madrasah melaksanakan :

a.     administrasi kepegawaian

b.     administrasi keuangan

c.     administrasi sarana dan prasarana

d.     administrasi kehumasan

e.     administrasi persuratan dan kearsipan

f.     administrasi kesiswaan

g.     administrasi layanan khusus

h.     teknologi informasi dan komunikasi

dikdasmen 260-261/1996

A. administrasi kepegawaian :

1. melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian

2. merencanakan kebutuhan pegawai

3. menilai dan membina staf

rincian tugas :

1. mengisi buku induk pegawai

2. menyusun daftar urut kepangkatan

3. menerbitkan surat tugas/keputusan

3. menyusun data dan statistik kepegawaian

4. menyusun arsip dan file pegawai

5. mengelola daftar hadir pegawai, dll

B. administrasi keuangan :

1.     melaksanakan administrasi keuangan sekolah,

2.     meliputi keuangan rutin/dana komite sekolah

3.     /bantuan, dll.

4.     (dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh

5.     perangkat bendahara yang bertanggung

6.     jawab kepada kepala tata usaha

rincian tugas :

1.     menyimpan dokumen, rekening giro/bank

2.     menerima dan melakukan pembayaran

3.     menyimpan arsip/dokumen dan spj keuangan

4.     membuat laporan penggunaan keuangan

5.     membuat laporan posisi anggaran (daya serap )

6.     mencatat keuangan berdasarkan sumber keuanganya pada buku kas umum,   

        pembantu dan tabelaris, dll

C. administrasi sarana dan prasarana

merencanakan kebutuhan dan mengelola sarana

rincian tugas :

1.     menyusun daftar kebutuhan sarana dan prasarana

2.     mencatat dan menginventarisir sarana

3.     menyimpan dokumen kepemilikan

4.     membuat daftar inventarisasi ruang, dll

D. administrasi kehumasan

melaksanakan hubungan sekolah dan masyarakat

rincian tugas :

1.   membantu proses kegiatan komite

2.  menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat serta  

     keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholders)

3.   mencatat dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan

4.   mempromosikan sekolah/madarsah dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan 

E. administrasi persuratan dan kearsipan

melaksanakan tugas kesekretariatan

dibidang tata persuratan dan kearsipan

rincian tugas :

1.     mengelola surat masuk dan keluar

2.     menggandakan surat/tikrey

3.     mengelola buku ekspedisi persuratan

4.     memelihara dan menata kearsipan dan dokumen , dll

F. administrasi kesiswaan

melaksanakan proses administrasi kesiswaan

rincian tugas :

1.     membuat daftar nomor induk siswa

2.     menyusun daftar keadaan siswa

3.     membuat usulan peserta ujian

4.     menginventarisir daftar lulusan

5.     menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)

6.     menginventarisir pendaftaran siswa baru

7.     mengisi papan data keadaan siswa,dll

G. administrasi layanan khusus

melaksanakan fungsi koordinator layanan khusus

rincian tugas :

1.      koordinator petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun, petugas    

    kebersihan, pesuruh, dan pengemudi

2.      membantu program layanan khusus ; uks, bimbingan konseling, laboratorium/bengkel dan perpustakaan, dll

H. teknologi informasi dan komunikasi

koordinator layanan data dan informasi

rincian tugas :

1.     mengakses dan mengelola data

2.     mendokumentasikan administrasi

3.     menginformasikan serta mempromosikan